MS Excel (एम एस एक्सेल )

परिचय (INTRODUCTION)

एम.एस. एक्सल, एम.एस. ऑफिस का ही एक महत्वपूर्ण भाग है। यह एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है जिसमें डाटा को सारणीबद्ध (Tabular Form) रूप में प्रस्तुत किया जाता है। सारणीबद्ध सूचनाओं को तकनीकी भाषा में वर्कशीट (Worksheet) कहते हैं जहां सूचनाएं रो (Row) एवं कॉलम (Column) में व्यवस्थित होती हैं। एक्सल का प्रयोग वर्कशीट के अतिरिक्त डाटाबेस (Database) एवं ग्राफिक्स (Graphics) में भी बहुतायत में किया जाता है। जैसे-किसी कम्पनी में वस्तुओं के उत्पादन को डाटा के साथ ग्राफिक्स रूप में भी व्यक्त किया जा सकता है तथा इसमें फीड किए गए डाटा की फॉर्मेटिंग भी आसानी से की जा सकती है।

एम.एस. एक्सल के अनेक संस्करण (Version) बाजार में उपलब्ध हैं जैसे MS Excel 2000, MS Excel 2003,MS Excel 2007,MS Excel 2010, MS Excel 2013 और MS Excel 2016 आदि।

एम.एस. एक्सल की विशेषताएं (FEATURES OF MS EXCEL)

1. ग्राफिकल यूजर इन्टरफेस (Graphical User Interface)एक्सल एक GUI सिद्धान्त पर आधारित सॉफ्टवेयर है अर्थात् इसके अन्तर्गत यूजर एवं सॉफ्टवेयर के मध्य सूचना का आदान-प्रदान चित्रों के माध्यम से होता है, जिससे इस सॉफ्टवेयर पर आसानी से कार्य किया जा सकता है।
2. स्वतः पुनर्गणना (Automatic Recalculation) - एक्सल में बनाई गई टेबल के किसी सूत्र के मान (Value) में यदि परिवर्तन किया जाता है तो एक्सल स्वतः ही पुनर्गणना कर परिणाम को अपडेट (Update) कर देता है।
3. फंक्शनों का प्रयोग (Use of Functions)- एक्सल में अनेक कार्यों के लिए पूर्वनिर्मित प्रोग्राम होते हैं जिन्हें गणना के प्रयो में लेने पर यूजर गणना में लम्बी प्रक्रिया से बच जाता है एक शीघ्र परिणाम प्राप्त हो जाते हैं। यह फंक्शन अनेक प्रकार । होते हैं, जैसे-गणितीय, सांख्यिकीय, वित्तीय, तार्किक आदि मुख्य हैं।
4. फॉर्मेटिंग (Formatting)- एक्सल, एम.एस. वर्ड की तरह वर्कबक को आकर्षक बनाने के लिए फॉर्मेटिंग की सुविधा प्रदान करता है। एक्सल टेक्स्ट के साथ-साथ नम्बर्स, तिथि आदि भी विभिन्न फॉर्मेट में डालने की अनुमति प्रदान करता है।
5. डाटाबेस (Database) - एक्सल में उपलब्ध डाटा को उचित । प्रकार से संग्रहित व नियंत्रित किया जा सकता है। डाटा को यूजर अपने अनुसार सोर्ट, फिल्टर के अतिरिक्त उनसे रिपोर्ट भी तैयार कर सकता है। 
6. ग्राफ बनाना (Creating Graph)- सारणीबद्ध सूचनाओं के डाटा को प्रभावी रूप से प्रदर्शित करने के लिए डाटा को ग्राफ के रूप में प्रदर्शित किया जा सकता है, जिससे उनका विश्लेषण अच्छी तरह किया जा सके। चार्ट (Chart) डाटा को पढ़ने व समझने में आसान बना देते हैं। एक्सल के द्वारा कई प्रकार के are oft Column, Bar, Line, Pie, XY Scatter, Area, Donut, Surface, Bubble, Radar, Stock आदि बना सकते है।
7. एडिटिंग (Editing)- एक्सल वर्कशीट में एक बार डाटा टाइपिन के पश्चात् संशोधित किया जा सकता हैं। संशोधन (Edune के अन्तर्गत नया डाटा टाइप करना, पराना डाटा डिलाट या उसमें परिवर्तन करना होता है।
8. सेविंग एवं प्रिंटिंग (Saving and Printing)-एक्सल मे बनाईगई सभी वर्कशीट को फाइल के रूप में सैकण्डरी स्टोरेज में भविष्य के लिए संग्रहित किया जा सकता है एवं प्रिंटर के द्वाराएव वर्कशीट की हार्डकॉपी भी प्राप्त की जा सकती है |।

                           एक्सल विण्डो के भाग (Parts of Excel Window)

एम एक्सल विण्डो के निम्नलिखित प्रमुख भाग होते है

1. ऑफिस बटन (Office Button) - इस बटन को क्लिक करने पर ऑफिस मेन्यू खुल जाता है जिसमें ओपन (Open), सेव (Save), सेव ऐज (Save as), प्रिन्ट (Print), क्लोज (Close) एवं ऐक्जिट (Exit) आदि ऑप्शन मिलते हैं।
2. क्विक एक्सेस टूलबार (Quick Access Toolbar)- यह ऑफिस बटन के बाद एक छोटा-सा टूलबार होता है जिसमें | कुछ सामान्य एवं अधिकतम उपयोग में लाए जाने वाले कमाण्डस के शॉर्टकट उपलब्ध होते हैं। जैसे- सेव (Save). अनट (Undo), रीडू (Redo) आदि । इस टूलबार को आवश्यकतानुसार कस्टमाइज भी किया जा सकता है।
3. रिबन (Ribbon)- यह पुराने संस्करणों  के मेन्यूबार एव टूलबार की एक संयुक्त पट्टी (Ribbon) होती है |होम (home) मेन्यू से लेकर व्यू (View) मेन्य तक के सभी टैब श्रेणीबद्द  व्यवस्थित होते हैं। इन सभी टैबों (TABS)में विविध प्रकार के  बटन, लिस्ट एवं कमाण्ड उपलब्ध होते है
4. नेम बॉक्स (Name Box)- यह सक्रिय सैल के एड्रेस को  प्रदर्शित करता है।
5. फॉर्मला बार (Formula Bar)- यह बाईं तरफ सक्रिय  सैल के एड्रेस को प्रदर्शित करने के साथ-साथ उस सैल के कन्टेन्त  (Content) को भी प्रदर्शित करता है।
6. वर्कशीट एरिया (Worksheet Area)- यह वह क्षेत्र (Area) होता है जहां यूजर सैल में डाटा टाइप करता है। यह क्षेत्र रो (Row) एवं कॉलम (Column) में विभाजित रहता है। प्रत्येक सैल के चारों ओर लाइनें होती हैं जिन्हें ग्रिड लाइनें कहते हैं।
7. शीट टैब (Sheet Tab)- एक्सल में डिफॉल्ट रूप से तीन ब्लैन्क वर्कशीट टैब होते हैं। यूजर आवश्यकतानुसार किसी भी टैब को चुनकर उस पर कार्य कर सकता है।
8. स्टेटस बार (Status Bar)- इस बार पर किए जा रहे कार्यानुसार संदेश दिखाई देता है जैसे - सैल में प्रवेश करते ही रेडी (Ready), सैल में नया डाटा टाइप करते समय एन्टर (Enter) तथा पुरानी एन्ट्री में परिवर्तन करते समय एडिट (Edit) दर्शाया जाता है। यहव्यू (View) एवं जूम (Zoom) को परिवर्तित करने के लिए शार्टकट भी प्रदर्शित करता है।
9. जूम कन्ट्रोल (Zoom Control)-यह एक्सल की स्क्रीन को जूम-इन (Zoom-in) एवं जूम-आउट (Zoom-out) के लिए उपयोग में लाया जाता है।

वर्कशीट में प्रविष्ट करना (Making Entries In  Workwsheet)

सेल में डाटा इन्सट करना (INSERT DATA IN CELLS)

वर्कशीट में प्रविष्टियां करने के लिए सबसे पहले प्वॉइंटर को उस सैल ले जाते हैं जिस पर एन्ट्री करनी है उसके बाद की-बोर्ड से टाइपिंग दारा एन्ट्री करते हैं। एन्ट्री की समाप्ति पर की-बोर्ड से एन्टर की (Enter Key )प्रेस करते हैं। एक्सल में एन्ट्री तीन प्रकार की होती हैं

1. वैल्यू एन्ट्री (Value Entry) - इस प्रकार की एन्ट्री में अंकों (0 से 9), (+) या (-) का चिन्ह तथा दशमलव का प्रयोग किया जा सकता है। यह सैल में दाईं ओर (RightAligned) से आते है |
2. लेबल एन्ट्री (Label Entry) - इस प्रकार की एन्ट्री में एल्फाबेट ( A to Z) अंक (0 to 9) व अन्य कैरेक्टर का प्रयोग किया जा सकता है। यह सैल में बाईं ओर (Left Aligned) से आते हैं। यह एन्ट्री एल्फाबेट से शुरू होती है। 
3. फॉर्मूला एन्ट्री (Formula Entry)-इस प्रकार की एन्ट्री गणनाओं के लिए की जाती हैं। फॉर्मूला एन्ट्री '='चिन्ह से शुरू की जाती है। जब किसी सैल में फॉर्मूला एन्टर किया जाता है तो वह फॉर्मूला के स्थान पर उसका परिणाम प्रदर्शित करती है।

          जैसे-  =AI+A2 

                   = (AI+A2 ) * 2/4 

डाटा में बदलाव करना 

(DATA EDITING)

एम.एस. एक्सल में एन्टर किए गए डाटा को आवश्यकतानुसार बदल सकते है। इसमें डाटा को तीन प्रकार से बदला जा सकता है

1.    एन्ट्री करत समय (During Entry)- जब किसी सैल में एन्टर करते हैं तो वह फॉर्मूला में प्रदर्शित होती है। अतः एन्ट्री के गलत टाइप होने पर उसी समय Backspace की सहायता से उसे मिटाकर पुनः सही एन्ट्री कर सकते हैं।
2. एन्ट्री करने के पश्चात् (After Entry)- यदि एक बार एन्ट्री कर चुके हैं और यदि इसे बदलने की आवश्यकता है तो पहले संशोधन किए जाने वाले सैल पर क्लिक करते हैं। उसके पश्चात् F2 की (Key) प्रेस करके पुरानी एन्ट्री को बदला जा सकता है अथवा माउस से सैल पर डबल क्लिक के द्वारा परानी एन्ट्री को सैल में बदला जा सकता हैं। 
3. मूल एन्ट्री को बदलना (Changing Original Entry)- यदि किसी सैल में गलत एन्ट्री हो गई है तो इस पूरी एन्ट्री को बदला जा सकता हैं। इसके लिए सैल प्वॉइंटर को उस सैल पर ले जाकर की-बोर्ड से नई एन्ट्री टाइप करने से पुरानी एन्ट्री डिलीट हो जाती है। 
4. एन्ट्री को डिलीट करना (Delete Entry)-- यदि किसी सैल की एन्ट्री को हटाना हो तो प्वॉइंटर को उस सैल पर ले जाकर Del की (Key) प्रेस कर देते हैं या सैल पर Right Mouse Click करके Clear Contents or Delete पर क्लिक कर देते हैं।